Close

Co dělat, když nestíhám, aneb… – krok 2

jak vytřídit úkoly

Krok 2 aneb ukliďte si a jak vytřídit úkoly

prvním kroku jste se na chvilku v tom hrozném kolotoči povinností zastavili. Sepsali jste si všechny povinnosti, které Vás teď straší v hlavě. Uvolnili jste tím možná trochu napětí, protože jste vyprázdnili pracovní paměť. Je však jasné, že úkoly se jen sepsáním samy nevyřeší.

Co tedy dělat

Co pomáhá z chaosu vytvořit pořádek? Úklid a systematizace.

Seznam úkolů dává skvělou příležitost k jejich vytřízení, stanovení priorit, určení postupu.

Podívejte se na to, co jste napsali, a snažte se vytvořit celkový přehled.

Projděte svůj seznam a každý úkol vyhodnoťte z hlediska toho, jak je naléhavý (do kdy má být hotov) a jak je důležitý (jak je významný z hlediska naplnění vašich pracovních i osobních cílů či hodnot). Využít k tomu můžete třeba označení kvadrantů I-IV dle matice důležité – naléhavé.

Potom získejte zpět svou kontrolu nad situací, tím, že přeskupíte úkoly a termíny tak, aby to více odpovídalo Vaším skutečným možnostem.

I když se na první pohled může zdát, že všechno je stejně důležité a je potřeba to udělat ihned, pokud jste k sobě upřímní, vždy najdete úkoly, které mohou chvíli počkat, které ve skutečnosti nejsou tak důležité (v seznamu je třeba máme jen proto, že by se to „mělo“), nebo s kterými nám někdo může pomoci.

Díky tomuto postupu si vlastně vytvoříte novou mapu, ve které se snadno orientujete. Umíte z ní číst a snadno poznáte kudy se vydat.

K čemu to je

Pokud bychom se pokoušeli vyhodnocovat priority jednotlivých úkolů jen v hlavě, dělalo by se nám to velmi obtížně. V jedné chvíli totiž můžeme mít v pracovní paměti jen omezené množství prvků. Když tedy přemýšlíme nad tím, jak je určitý úkol důležitý, zdá se nám, že hrozně moc, protože se náš mozek v dané chvíli soustředí jen na ten jeden úkol.

Pokud si však úkoly sepíšeme na papír a vidíme je napsané vedle sebe, je mnohem snadnější si uvědomit, že existují jiné důležitější povinnosti než tento jeden úkol.

mentální mapy v mozkuNavíc náš mozek miluje, pokud může vytvářet řád z chaosu informací, které k němu neustále proudí.  Jsme-li obklopeni pořádkem, cítíme se příjemněji, pozitivně vnímáme vnitřní symetrii, díky níž vidíme, jak je všechno spojeno.

Pokud chce mozek tohoto řádu dosáhnout, potřebuje si pro novou situaci vytvořit novou mentální mapu, tedy vytvořit nová neurospojení. Toto vytváření mapy spotřebovává energii. Laicky řečeno: „myšlení bolí“. Avšak finální vytvoření nové mentální mapy uvolňuje v různých neurotransmiterech značnou energii a dochází dokonce ke změnám mozkových vln. Objevuje se náhlá silná motivace k činu.

Co to znamená pro situaci, kdy je toho na nás moc?

  1. Pokud chceme zpět získat pocit kontroly, potřebujeme si udělat v hlavě i kolem sebe pořádek. Potřebujeme si v klidu všechno promyslet.
  2. Toto přemýšlení může být únavné, protože intenzivní přemýšlení vyžaduje energii.
  3. Okamžik, kdy konečně pochopíme, jak z toho ven, uvolňuje spoustu energie. Přesně ten typ energie, kterou potřebujeme, abychom byli motivovaní a ochotní se pustit do díla.

Více informací o vytváření mentálních map najdete v knize Davida Rocka – Leadership s klidnou myslí.

Úkol pro Vás – shrnutí

  1. Vytvořte si celkový přehled. Pokuste se seznam úkolů nějak systematizovat. Vyhodnoťte úkoly z hlediska termínů a priorit (např. pomocí matice důležité – naléhavé).
  2. Najděte několik úkolů, které vlastně nemusíte dělat vůbec. Jsou to ty, které spadají v matici důležité – naléhavé do kategorie III či IV. Buďte k sobě upřímní, opravdu nemáte v seznamu úkoly, které chcete udělat jen proto, že si myslíte, že by se to „mělo dělat“?
  3. Přehodnoťte termíny některých úkolů. Skutečně není možné něco udělat později?
  4. Hledejte alternativní způsoby splnění některých úkolů (Nešlo by to někomu zadat? Nešlo by koupit něco, co by mi to urychlilo?)
  5. Pokud jste se rozhodli udělat změny, které se dotknout i dalších lidí, dejte jim o tom vědět (např. změna termínu).
  6. Vyberte 1-5 konkrétních úkolů, do kterých se pustíte v následujícím týdnu. Stanovte si rámcové pořadí plnění úkolů. Vytvořte si plán postupu. Jasný musí být hlavně následující konkrétní krok.
  7. Pusťte se do prvního úkolu!

jak vytřídit úkoly když nestíhám

V dalším díle prozradím, jak ještě snížit počet úkolů na seznamu!

 

Jednotlivé díly série Co dělat, když nestíhám, aneb první pomoc, když je toho na mě moc:


Můj e-book Hodina navíc každý den, který odhaluje 4+1 jednoduché principy jak získat více času v souladu s fungováním našeho mozku, si můžete stáhnout na http://kniha.hodinanavic.cz.

Jak získat čas navíc každý den

 

Zuzana Ježková

Mám ráda, pokud se dělají smysluplné věci efektivně. A myslím, že mi to docela jde :-). Proto s tím ráda pomáhám i druhým.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

CommentLuv badge

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.