[INFOGRAFIKA] 7 otázek, které byste si měli položit (ale neděláte to), když nestíháte termín

Musí to být hotovo do pátku.

Deadline je už zítra.

Šéf to chce mít odpoledne na stole!

Ale co dělat, když to nestíhám?

Přemýšleli jste někdy nad tím, jakou mají nad námi termíny moc? Já jsem si teprve nedávno uvědomila, jak snadno a silně se mnou manipulují.

I když znám všechny možné time management poučky, jakmile slyším, že někde hoří termín, mám tendenci se tomu hned začít věnovat. Zachránit situaci. Upřednostnit úkol před vším ostatním. A vidím, že podobně působí „kouzlo“ deadlinu na většinu lidí kolem mne.

Proč si myslíte, že supermarkety nabízejí pouze časově omezené slevy? Protože markeťáci moc dobře vědí, že lidi silněji motivuje strach, že o něco mohou přijít (např. o výhodnou slevu), než to, že mohou něco získat.

Termíny jsou dokonce tak silným motivačním nástrojem, že nás ovlivňují, i když víme, že jsme si je stanovili sami. Výzkumy totiž prokázaly, že i pokud si termíny určíme sami pro sebe, zvýšíme pravděpodobnost splnění úkolu, a dokonce můžeme podat lepší výkon.

Termíny na nás prostě fungují, ale mnohdy nám to škodí. To, že je něco naléhavé, totiž ještě vůbec neznamená, že je to důležité a že to nutné udělat. Vrátím-li se k časově omezeným slevám v supermarketu, většina z nás si domů přece nekoupí druhý vysavač, jen proto, že ušetří 80% z ceny. Takže při nakupování jsme se už trochu naučili odlišovat časově omezenou akci od samotné hodnoty daného předmětu. Ale při řízení času se to spoustě z nás ještě moc nedaří.

Postupně jsem si proto vytvořila systém otázek, které nám pomůžou zjistit, zda danou věc opravdu máme dělat.

7 otázek, které byste si měli položit, než začnete pracovat na nějakém úkolu

Otázka 1: O co tady jde?

Asi tím nejtěžším je první krok: nepustit se do úkolu hned, jak u nás přistane, jen proto, že deadline je příliš blízko. Je potřeba naučit se na chviličku zastavit a dát si příležitost se zamyslet a čas položit si dále uvedené otázky. Podle S. Coveyho je mezi každou akcí a reakcí na ni několikasekudnový prostor, v němž si mohu zvolit svůj postoj, svou reakci. Ten musíme odchytnout. Pokud bych chtěla používat cizí termíny, mohla bych napsat, že je potřeba, abychom při plnění úkolů využívali své proaktivity.

Jak být víc proaktivní se můžete naučit v článku Jen nereagujte, jednejte.

Otázka 2: Je to jen naléhavé, nebo je to i důležité?

Lidé mívají bohužel pocit, že věci, které je potřeba udělat ihned, jsou zároveň důležité. Tyto dvě věci je však potřeba odlišovat:

• Důležitost poukazuje na to, jak daný úkol přispívá k naplnění stanovených cílů (osobních či firemních). Odpovídá na otázku, jaké budou pozitivní přínosy toho, že úkol uděláme.
• Naléhavost pouze upozorňuje, jak daná věc spěchá a do kdy si někdo myslí, že musí být hotová.

Pomocí těchto dvou dimenzí si můžeme úkoly rozdělit do čtyř základních skupin (tzv. Eisenhowerova matice důležitý – naléhavý).

Podle toho, do které skupiny úkol patří, tak se můžeme rozhodnout, jak s ním naložit.

Je potřeba soustředit se na plnění důležitých úkolů (těch, co jednoznačně směřují k dosažení cílů). Ty urgentní se obvykle o slovo přihlásí samy.

Co je důležité, je málokdy naléhavé, a co je naléhavé, bývá zřídkakdy důležité. D. Eisenhower

Další způsoby jak pracovat s maticí důležité naléhavé si můžete přečíst v článku Plánování s cíli a prioritami.

Otázka 3: Závisí na úkolu někdo další?

Pokud dojdu k názoru, že úkol není důležitý, pak je otázkou, zda se můžu svobodně rozhodnout ho nedělat. A pro její zodpovězení je zásadní zapojení dalších osob.

Jestliže jsme úkol dali sami sobě jen jako vlastní závazek a není důležitý, tak v tomto kroku je potřeba znovu zapojit svou proaktivitu a dobře zvážit, zda by nebylo nejlepší úkol nedělat. (Opravdu je nutné, abyste dnes uklidili? Opravdu nemůžete tu návštěvu odmítnout? Atd.)

Pokud nám úkol zadal šéf nebo jsou naopak na jeho výsledku závislí další lidé, nemůžeme se bohužel úkolu zbavit tak snadno. Je potřeba si položit další otázky.

Otázka 4: Je úkol důležitý pro ostatní?

U otázky číslo 2 jsme možná zjistili, že úkol podle nás není důležitý. Ale někdo nám ho zadal! Proč si ten někdo myslí, že bychom to měli dělat? Co když jsme úkol dostatečně nepochopili ve všech jeho souvislostech?

Můžete třeba jít za šéfem a zeptat se ho, jak mají výsledky Vaší práce vypadat, aby mu to k něčemu bylo, jak je pak využije, kdo další s nimi bude pracovat apod. Možná, že díky tomu zjistíte, že pro Vás sice úkol moc důležitý není, ale přispívá k strategickým cílům organizace, ve které pracujete. Pak má smysl.

Pokud však zjistíte, že ani šéf úkol za moc důležitý nepovažuje, zkuste citlivě zjistit, zda by tedy nebylo možné ho nedělat vůbec. Může Vám k tomu pomoci otázka č. 5.

Otázka 5: Jaká budou NEGATIVA toho, že úkol SPLNÍTE?

Už jsem psala, že člověka víc k činům motivuje to, co může ztratit, než co může získat. Tak se zamyslete: Co ztratíte tím, že tento nedůležitý úkol uděláte?

S největší pravděpodobností kvůli tomu odsunete něco jiného, něco, co je mnohem důležitějšího, ale tak moc nespěchá. A jak dlouho už to odsouváte? A jak dlouho si to ještě můžete dovolit odsouvat?

V případě, že Vám úkol zadal nadřízený, seznamte ho s důsledky. Prostě mu vysvětlete, co pro Vás znamená to, že máte tento úkol splnit, např. „Ano šéfe, ráda tento úkol udělám, jen pro jistotu upozorňuji, že kvůli tomu nestihnu tento týden udělat to a to. Je to tak v pořádku?“ Mnohdy taková informace šéfa donutí vybrat si, který úkol je prioritní.

Samozřejmě, že všichni bohužel známe i jinou odpověď šéfa: „To se prostě stihnout musí.“

Pak nám nezbývá, než pokračovat k otázkám č. 6 a 7.

Otázka 6: Musím to udělat já?

Tuto otázku už jste asi slyšeli na mnoha různých manažerských školeních. Ale ruku na srdce, kladete si ji?

Opravdu se zamýšlíte nad tím, jestli by tento úkol nemohl udělat někdo jiný  – někdo, kdo má více času, kdo nepracuje na strategických úkolech, kdo to zvládne rychleji? Někdy při tom nemusíte myslet jen na své spolupracovníky. V dnešní době může spoustu práce udělat nějaký externista nebo dokonce chytrý program sám. Někdy stačí práci zautomatizovat, třeba nějakými makry v excelu. Stačí trochu hledat, přemýšlet… (Víte například, že se lidé živí tím, že za Vás přečtou knihy?)

Pokud úkol nemůžete delegovat, naděje ještě zbývá v otázce č. 7.

Otázka 7: Můžu to odfkláknout?

Tak jo, víte, že musíte udělat něco, co není vůbec důležité. Ale nepodařilo se Vám z toho vyvléct. Když to ale není pro nikoho důležité, věnujte tomu aspoň přiměřené množství času!

Možná si říkáte, že to není Váš styl, chcete odvádět dobrou práci, ale… Když tomuto úkolu budete věnovat tolik času, abyste podali perfektní výkon, ubíráte se o čas na to, co v čem byste opravdu dokonalí být měli… Nechcete raději dobře udělat věc, která k něčemu bude?

Těchto 7 otázek Vám pomůže směřovat Vaši pozornost správným směrem. Ve skutečnosti Vám jejich zodpovězení zabere jen pár minut, může ušetřit hodiny zbytečné práce. A co je důležitější než Váš čas? Běží a nikdo Vám ho nevrátí. Naučte se ho směřovat na to důležité, na to, co přispívá k naplňování cílů, Vašich osobních či organizace, v níž pracujete.

Pokud Vás zajímají další tipy, jak se soustředit na to důležité, najdete je v mé e-knize Hodina navíc každý den. Stahujte si ji ZDARMA na hodinanavic.cz.

Máte Vy nějaké postupy či otázky, které Vám pomáhají bojovat s úkoly, kterým hoří termín? Napište je do komentářů. Určitě nás tím inspirujete. Předem děkuji.

Informační zdroje:

Covey, S. (2009). 7 návyků skutečně efektivních lidí. Praha: Management Press.

Covey, S. (2009). To nejdůležitější na první místo. Praha: Management Press.

Ježková, Z. (2013) Umí projektoví manažeři řídit čas?. Moderní řízení 7/2013.

McDonough, M. Applying the Eisenhower Time Management Matrix to Project Management.

Pacovský, P. (2006). Člověk a čas. Praha: Grada.

Rozhoňová, S. Soustřeďte se při práci na to důležité.

• About
• Latest Posts

Zuzana Ježková

Mám ráda, pokud se dělají smysluplné věci efektivně. A myslím, že mi to docela jde :-). Proto s tím ráda pomáhám i druhým.

Latest posts by Zuzana Ježková (see all)

• Jak se dostat z deprese, i během 10 minut
• Jak dodržet předsevzetí a 5 nejčastějších chyb
• Jak naplánovat Vánoce bez stresu